Uitgelicht: Hierkomjijweg

Uitgelicht: hierkomjijweg

Via de website www.hierkomijijweg.nl wordt bezoekers de mogelijkheid geboden te zoeken in de erfgoedcollecties van gemeente Emmen en van ongeveer 30(!) aangesloten partijen. Historische Verengingen, musea maar ook maatschappelijke groepen zoals sportclubs. We vroegen projectmanager hierkomjijweg – en voorzitter stichting Erfgoednetwerk Emmen – Bert Finke dit project toe te lichten. Het woord is aan Bert.

Werken de knoppen niet? Stuur een email aan ldiermen@deventit.nl

Aanschaf software

Eind 2018 besloot de Gemeente Emmen een collectiebeheersysteem aan te schaffen. De keuze viel op Atlantis, waarbij de modules Archief & Inventaris en Beeldbank werden afgenomen, samen met een aantal ondersteunende Diensten. Het systeem zal niet alleen gebruikt worden door het Gemeentearchief Emmen, maar wordt gratis ter beschikking gesteld aan alle erfgoedorganisaties in de gemeente. Op dezelfde wijze zoals het Historisch Centrum Overijssel (HCO) dat doet met haar website mijnstadmijndorp.nl en historische verenigingen in de provincie Overijssel. Omdat er een ErfgoedNetwerk Emmen bestaat – die gezamenlijke projecten van de erfgoedorganisaties coördineert – is die organisatie gevraagd of zij de coördinatie en implementatie van de Atlantis-software wilde oppakken.

Projectgroep

Voordat er getraind is in het gebruik van de software werd een Key Group samengesteld, bestaande uit vertegenwoordigers van het Gemeentearchief Emmen, ErfgoedNetwerk Emmen, een historische vereniging en een museum. Die heeft zich gericht op het gebruik van de module Beeldbank. Een collectiebeheersysteem biedt heel veel mogelijkheden, maar dat brengt als gevaar met zich mee dat je ook te veel wilt.Wij hebben ervaren dat het verstandig is om vanaf het eerste moment keuzes te maken. Wat doe je wel, wat doe je niet. Uit contacten met andere gebruikers wisten we dat diverse organisaties zonder een goed plan aan de slag waren gegaan, waardoor er veel ‘ruis’ in de database was terechtgekomen. Dat wilden wij in Emmen niet. We wilden een stevige standaard vanaf het eerste moment.In een half jaar tijd is het model ontwikkeld voor het gebruik van Atlantis. Daarna konden we aan de slag met het inrichten van de software. Ondertussen vertelden we binnen het ErfgoedNetwerk over ons project, met als resultaat dat nu bijna dertig erfgoedorganisaties zich als deelnemer hebben gemeld. Corona heeft e.e.a. vertraagd, maar veel deelnemers zijn inmiddels door ons getraind in het gebruik van Atlantis.

Beschikbaarheid van het erfgoedplatform

Wij bedachten verder dat wij het erfgoed-platform ter beschikking wilden stellen aan een bredere maatschappelijke groep dan historische verenigingen en musea. Ook bijvoorbeeld aan sportliefhebbers, die niet in eerste instantie misschien in geschiedenis geïnteresseerd zijn, maar wel in de historische successen en de helden van hun sportclub. Daarom hebben wij voetbalverenigingen gevraagd mee te doen, die positief reageerden.

Module Beeldbank en invoerkant

Het was voor ons belangrijk dat wij precies in beeld hebben wat wij in het systeem vast willen leggen en op welke wijze. We ontdekten al snel dat we een onderscheid moesten maken in vastlegging door historische verenigingen en door musea. De eerste groep zijn uitsluitend vrijwilligers, voor een deel met beperkte ervaring op het gebruik van software. Voor hen moest het gebruik van het systeem eenvoudig, logisch en overzichtelijk zijn. Musea hebben extra eisen ten aanzien van vastlegging, bijvoorbeeld fysieke bewaargegevens en technische gegevens van objecten. Voor hen is een speciaal registratieformulier ontwikkeld.

Website

Naast het implementeren van Atlantis werd er een website ontwikkeld, waarop de inhoud van het collectiebeheersysteem te zien is. Dit werd de website www.hierkomjijweg.nl. Een bewuste keuze om niet te kiezen voor een domeinnaam met Emmen erin, zodat wij de mogelijkheid naar de toekomst openhouden om de website geografische breedte te geven. Het erfgoed in Emmen is voor een groot deel ontstaan door ontwikkelingen vanuit bijvoorbeeld Münster en de Grafschaft Bentheim. De interactie met de omgeving is groot en die ruimte willen we ook hebben met de erfgoedwebsite.

Afbeeldingen en verhalen

Vanaf het eerste moment stond ons voor ogen dat wij een andere website wilden hebben dan de meeste erfgoedwebsites die we hadden bekeken. Veel websites laten alleen afbeeldingen zien met een korte verklarende tekst. Enkele websites hadden dat aangevuld met korte verhalen. Die zijn niet opgenomen in de database van Atlantis, maar in het content managementsysteem (CMS) van de website. Dat is wat wij niet wilden. De website zelf – de inhoud van de CMS – moest in onze ogen uitsluitend informatie bevatten voor potentiële deelnemers en zoektips voor gebruikers van de website. Maar alle erfgoedinformatie moet uit de database van Atlantis worden gegenereerd en als uitkomst van het zoekproces zichtbaar worden gemaakt in de zogenaamde Publieksomgeving. Dus zowel afbeeldingen, (uitgebreide) verhalen, videobeelden en geluidsopnames. Eén geïntegreerd geheel. Historie bestaat namelijk niet alleen uit beelden, maar is een samenhangend geheel van beelden, verhalen en geluiden. Integratie in één database zorgt voor optimale mogelijkheden in het zoekproces van gebruikers.

Zoekmogelijkheden

Een lastig onderwerp is vindbaarheid van gegevens. Hoe zorg je dat een gebruiker – bewust of onbewust – zo snel mogelijk bij informatie komt? Bij veel beeldbanken zie je dat er tienduizenden afbeeldingen in de database staan. Zoek je naar een bepaald object, bijvoorbeeld een molen, dan krijg je 500 hits. Je wordt er niet vrolijk van als je door al deze hits heen moet ploeteren.En dan hangt het er ook nog van af wat voor gebruiker je bent. Wij hebben die gedefinieerd in twee groepen: de ‘snackers’ en de ‘gravers’. De eerste groep is niet bewust op zoek, maar nieuwsgierig wat ze tegenkomen en wil snel resultaat. De tweede groep is heel gericht aan het zoeken, probeert combinaties en neemt de tijd. Om beide groepen te kunnen bedienen hebben wij in het zoekproces een aantal mogelijkheden ingebouwd:

• Meer multimedia per beschreven object
• Verschillende zoekopties
• Filters

Meer multimedia per beschreven object

Om het aantal hits te beperken voor de bezoeker adviseren wij alle deelnemers om media (afbeeldingen, verhalen, geluids- en videofragmenten) niet als losse objecten in de database te uploaden. Maar deze te combineren in één objectbeschrijving. Beschrijf je ieder los medium dan heb je bijvoorbeeld tien objectbeschrijvingen en dus ook tien hits in het zoekproces. Wij verzamelen dat in één objectbeschrijving – waarmee je een soort dossier krijgt, waarin alle informatie van het beschreven object bij elkaar staat – en dat in het zoekproces tot één hit leidt.Bij iedere afzonderlijke afbeelding kan tekst worden meegegeven, zodat elke afbeelding wel zijn eigen beschrijving behoudt.Dit betekent dat het aantal hits voor de bezoeker aanzienlijk naar beneden gaat en je de gezochte informatie bij elkaar aantreft.

Verschillende zoekopties

‘Gravers’ zijn het gewend om via verschillende zoekmogelijkheden die een website biedt bij het gezochte resultaat uit te komen. Als je minder ervaren bent, maar wel interesse in een onderwerp hebt, of je wilt een beetje rondkijken op de website, dan is een visuele zoekmogelijkheid handiger dan het moeten intoetsen van woorden of aanklikken van zoekopties. Binnenkort zal daarom op onze website een nieuwe zoekmogelijkheid verschijnen, die door Deventit ten behoeve van ons is ontwikkeld: zoeken via een geografische kaart.Als je bij de inrichting van het beschrijvingsformulier coördinaat-velden meeneemt, dan wordt op de website bij de beschrijving van het object een kleine kaart van Google-maps getoond. Wij gebruiken daarvoor de zogenaamde RD-coördinaten. Deventit ontwikkelde voor ons een paginagrote versie van de Google-maps-kaart, waarbij alle objecten die in de database van RD-coördinaten zijn voorzien op de kaart met een bullet worden getoond. Klik je op de bullet, dan ga je direct naar het beschreven object.

Een ‘snacker’ kan dus via simpel klikgedrag op een kaart snel bij beschreven objecten komen. Sneller dan met zoekwoorden.Onze website biedt daarmee drie manieren van zoeken:

• Zoeken in de hele database
• Zoeken in een deelcollectie
• Zoeken op de kaart

Filters

Een belangrijke zoekmogelijkheid om de speld te zoeken in de hooiberg zijn filters. Via een structuur die je zelf bedenkt geef je de bezoeker een aantal keuzemogelijkheden mee om snel bij het resultaat te komen. Om te voorkomen dat het een ondoorzichtig geheel zou worden, hebben wij voor zes filters gekozen, die allemaal een veld zijn in het beschrijvingsformulier:

• Hoofdrubriek: Dit zijn ‘hoofdstukken’ zoals je die in een boek kunt tegenkomen, ongeveer twintig stuks. Klik je een bepaalde hoofdrubriek aan dan worden aanvullend ‘subrubrieken’ getoond, die je kunt vergelijken met paragrafen uit een boek. Voorbeeld: hoofdrubriek ‘dagelijks leven en gebruiken’, subrubriek ‘trouwen en houden’. Je vindt alle beschrijvingen die over het huwelijk gaan.
• plaats: Dit zijn de woonkernen in de gemeente Emmen. Klik je een plaats aan dan worden aanvullend ‘straten’ getoond, waaruit je kunt selecteren. Alle plaats- en straatnamen in de gemeente zijn door ons van tevoren vastgelegd in de database. Enerzijds voor het gemak van de invoerders, die uit een lijst kunnen kiezen. Anderzijds om fouten in straatnamen te
  
• Periode: Bij een beschrijving kunnen jaartallen worden ingegeven. Die worden in dit filter verzameld in blokken van 10 jaar.
  
• Naam erfgoedpartner: Hiermee kan snel worden geselecteerd op de objecten die door een specifieke deelnemer zijn beschreven.
  
• Documenttype: Een mogelijkheid om veel objecten te elimineren in je zoektocht. Ben je bijvoorbeeld op zoek naar een schilderij of milieuvergunning, dan neem je de rest niet mee in de zoektocht. Daarmee neem je bijvoorbeeld grote hoeveelheden beschreven foto’s en ansichtkaarten niet mee. En kom je sneller tot een gewenst resultaat.
  
• Vervaardiger: Dit is het laatste filter dat wordt getoond, waarmee je kunt zoeken op de auteur van een boek of de maker van een beeldhouwwerk. Dit is inmiddels een immens lange lijst aan het worden, misschien zelfs te lang. Mogelijk moeten we hier nog een tussenstap invoegen – bijvoorbeeld een alfabet – afhankelijk van de mogelijkheden van Atlantis.

Reacties op de website

Wij krijgen tot nu toe over het algemeen positieve reacties over de opzet van onze website. Daarmee zijn wij natuurlijk blij, want wij onderschrijven de uitgangspunten van het Netwerk Digitaal Erfgoed dat onze digitale erfgoedinformatie zichtbaar, bruikbaar en houdbaar moet zijn. In de provincie Drenthe zijn wij al jaren de enige erfgoedorganisatie die het ‘Manifest Netwerk Digitaal Erfgoed’ heeft ondertekend. Hopelijk gaan ons meer volgen.