Bij het beheren van erfgoedcollecties komt regelmatig de behoefte naar voren om gegevens uit externe bronnen op te nemen in Atlantis. Denk aan bestanden met objectbeschrijvingen of informatie uit externe projecten. Handmatig invoeren kost tijd en verhoogt de kans op fouten. Hiervoor kennen we de functie importmapping.
Met importmapping kun je data uit bijvoorbeeld een Excel- of CSV-bestand automatisch koppelen aan de juiste velden in Atlantis. Je maakt daarbij een ‘mapping’ aan: een vertaling waarin je per kolom in je bronbestand aangeeft welk veld in Atlantis erbij hoort. Deze functie is bedoeld voor het snel en eenvoudig aanmaken van nieuwe, vaak eenvoudige records — zonder onderlinge relaties.
Importmapping bespaart je veel tijd bij het invoeren van basisgegevens. Of je nu nieuwe objectbeschrijvingen toevoegt of gegevens importeert vanuit een extern project: met deze functie doe je dat snel, gecontroleerd en foutloos. Omdat de ingevoerde records geen relaties bevatten, is het een laagdrempelige manier om eenvoudig gestructureerde data in Atlantis op te nemen.
Je kiest zelf de beschrijvingssoort waarmee je importeert, en bepaalt of bestaande objecten behouden blijven of overschreven worden.
Hoe werkt het?
Voorbereiden van je bronbestand
Zorg dat het bestand duidelijk gestructureerd is, met overzichtelijke kolomnamen en consistente data.
Starten van een importmapping
In Atlantis kies je de juiste beschrijvingssoort en geef je aan of bestaande objecten behouden moeten blijven of overschreven mogen worden.
Velden koppelen
Je wijst de kolommen uit je bronbestand toe aan de corresponderende velden in Atlantis, waarmee je de mapping opstelt.
Hierbij worden elementen uit het voorbeeldbestand gekoppeld aan kolommen uit de gegevensstructuur. Dit gebeurt door nummers in te vullen in de tekstvelden in de linkerboom. De nummers worden automatisch aan de rechterkant bij elk element weergegeven. Zo ontstaat er een heldere en controleerbare koppeling tussen brondata en Atlantis-velden.
Controleren
Bekijk een voorbeeld van de koppelingen om te controleren of alles correct is ingesteld voordat je de import start.
Import uitvoeren
Is alles naar wens? Dan start je de import en verwerkt Atlantis de gegevens automatisch.
Mapping opslaan en hergebruiken
Je mapping wordt opgeslagen, zodat je hem makkelijk opnieuw kunt gebruiken bij een volgende import.
Deze functie ondersteunt verschillende gegevenstypen, zoals objecten, locaties of personen, zolang het gaat om relatievrije, nieuwe records. Voor complexere imports met gekoppelde gegevens of relaties zijn andere werkwijzen nodig.
